.png)
Nga Gazeta 'Si'-Detyrat më të vogla në listën e gjërave për t’u bërë mund të jenë shpesh më të mundimshmet në punë.
Edhe vetëm të shohësh malin me email-e të palexuara në postë apo materialet që duhet të fshini në desktop-in tuaj mund të shkaktojnë ndjenja stresi ose ankthi.
Cecily Motley, bashkëthemeluese e Harriet, një asistent IA për punën, i cilëson këto aktivitete përsëritëse dhe të mërzitshme “detyra vampirësh”.
“Janë këto aktivitete të mërzitshme dhe që kërkojnë kohë, si për shembull planifikimi i takimeve apo t’u përgjigjeni email-eve që jua shterojnë energjinë dhe ju marrin kohë nga puna me përqendrim të thellë apo në projekte me më shumë vlerë”, shpjegon ekspertja.
“Fluksi i vazhdueshëm i detyrave administrative mund të dëmtojë produktivitetin”.
Sipas një raporti të vitit 2021 të start-up të software Brightpearl, një person kalon mesatarisht të paktën 21 orë në javë duke kryer aktivitete administrative në punën e tij. Studiuesit anketuan 2000 persona dhe zbuluan se thuajse 40% e tyre është i “mbytur” nga sasia e përgjegjësive administrative me të cilat duhet të përballet në punë.
Motley rekomandon tre strategji për të thjeshtuar “detyrat vampire” dhe për të rritur produktivitetin:
Provoni ‘timeboxing’ (kutinë e kohës), por jini realistë
Motley rekomandon ‘timeboxing’ (kutinë e kohës), ose ndryshe planifikimin e periudhave të kohës në axhendë për t’u përqendruar te zëra specifikë në listën e gjërave që duhet të bëni dhe të bllokoni çfarëdo shpërqendrimi gjatë kësaj kohe.
Vendosja e udhëzimeve të qarta për mënyrën se si do ta shpenzoni kohën dhe energjinë tuaj është mënyra më e lehtë dhe efikase për të rritur produktivitetin, siç u zbulua në një studim të fundit të kryer nga Slac, filial i Salesforce, dhe shoqëria kërkimore Qualtrics.
Por ‘timeboxing’ është efektive vetëm nëse jeni të sinqertë për kohën e nevojshme për të përfunduar çdo detyrë, thotë Motley. Ju mund të masni kohën që ju është dashur për përfundimin e detyrave të ndryshme për të kuptuar se sa zgjat secila prej tyre dhe të ndërtoni një strukturë të sigurt për programimin e timeboxin.
Çaktivizoni njoftimet
Njoftimet mund t’i bëjnë të duken urgjente dhe se kanë nevojë për vëmendje të menjëhershme disa detyra administrative, si për shembull përgjigjja e email-eve – thotë Motley.
T’i përgjigjeni çdo njoftimi që vjen mund ta bëjë të vështirë të përqendroheni në punën që po kryenit më parë.
Motley sugjeron që t’i çaktivizoni njoftimet tuaja në punë dhe të kontrolloni mesazhet në një kohë më të vonë.
Vendosni kufij të rreptë
Mund të duket kundërintutive, por t’u thoni “jo” detyrave të panevojshme ose të marrësh më shumë punë nuk parandalon vetëm burnout, por mund t’ju ndihmojë të krijoni besim në vendin e punës.
“Ju po i tregoni drejtuesit dhe kolegëve tuaj se jeni mjaft të organizuar për të kuptuar ngarkesën tuaj të punës dhe për t’u dhënë përparësi angazhimeve ekzistuese” – thotë Motley.
Natyrisht, do të kenë momente kur nuk mund të thoni jo, edhe nëse do ta donit, si për shembull të punoni deri vonë për të respektuar një afat të rëndësishëm apo të ndihmoni shefin tuaj për një punë urgjente, por Montley thotë se ju mund të reduktoni në minimum numrin e “detyrave të vampirëve”
Motley këshillon edhe përdorimin e mjeteve të IA duke përfshirë Harriet, Otter.ai dhe Grammarly për të planifikuar takime, për të transkriptuar dhe apo për të përmbledhur shënimet e takimeve, ose për hartimin e email-eve, ndër detyra të tjera të përsëritura, për të lehtësuar barrën administrative.
“Askush nuk hyn në një rol duke thënë: ‘Ëndrra ime është të bëj administratorin gjatë gjithë ditës. Por është një pjesë thelbësore, e pashmangshme e punës sonë, kështu që të gjesh se si të jemi më efikas me të mund ta bëjë atë më pak të dhimbshme sesa duhet.”// CNBC
Copyright © Gazeta “Si”
Të gjitha të drejtat e këtij materiali janë pronë ekskluzive dhe e patjetërsueshme e Gazetës “Si”, sipas Ligjit Nr.35/2016 “Për të drejtat e autorit dhe të drejtat e tjera të lidhura me to”. Ndalohet kategorikisht kopjimi, publikimi, shpërndarja, tjetërsimi etj, pa autorizimin e Gazetës “Si”, në të kundërt çdo shkelës do mbajë përgjegjësi sipas nenit 179 të Ligjit 35/2016.
