Jete & Stil

Si të drejtosh një takim pa folur shumë

A e keni mbaruar ndonjëhere një takim me ndjenjën se ju e keni dominuar dhe jo në një mënyrë të mirë? Ju keni folur shumë dhe në fund jeni ndier se askush tjetër nuk ka patur kohë të mjaftueshme për të folur. Kjo është diçka e keqe për shumë arsye. Njerëzit nuk e pëlqejnë  të marrin pjesë në takime të cilat janë vetëm një mundësi për dikë për të bërë një monolog. Dhe me vetëm një njeri i cili flet, pjestarët e skuadrës nuk do të ndihen më sikur punojnë sëbashku.

Çfarë mund të bëni për tu siguruar se nuk do të jeni vetëm ju që do të flisni në një takim? Përgjigjia e parë që ju vjen ndërmed është të flisni më pak, por ndonjëherë kjo gjë është me e thjeshtë të thuhet se sat ë bëhet. Dhe nëse pjesëmarrësit e tjerë nuk janë mësuar që të flasin shumë gjatë takimeve, atëherë mungesa e zërit tuaj mund të krijojë një boshllëk që askush nuk mund ta mbushë. Ja disa gjëra që ju sugjerojmë që të bëni.

Mbani shënime dhe ndiqini ato. Vetëm pak njerëz përgatiten për të thënë gjënë e duhur. Përgatitja për një takim është aq e rëndësishme sa është edhe në rastet e një fjalimi. Nuk ka rëndësi nëse ju e udhëhiqni takimin, e filloni atë apo keni një pjesë të rëndësishme për të folur gjatë tij,përgatitni atë çfarë do të thoni. Vendosni vetes tuaj një limit kohor për të folur dhe përpiquni që ti përmbaheni atij. Këtë gjë mund ta praktikoni edhe në zyrë për të qenë të sigurt se jeni të aftë për t’ju përmbajtur limitit kohor që i keni vendosur vetes tuaj.

Por nuk duhet të ndaloni këtu. Nëse agjenda e këtij takimi ju është dhënë më parë, bëni disa shënime për atë çfarë do të thoni për disa çështje të cilat ju e dini që do të hidhen në diskutim. Rezistojini dëshirës për të komentuar mbi çdo çështje. Gjeni një ose dy çështje ku ajo çfarë keni për të thënë dhe eksperiza juaj është më e vlefshme. Nëse nuk arrini të përmbaheni për të komentuar çdo cështje, atëherë vendosni një shënim në fletën e shënimeve për të mos folur gjatë diskutimit të çështjeve të tjera.

Nëse gjatë takimit hidhet një çështje në diskutim, pyesni veten nëse mendimi juaj është vërtet i nevojshëm. Nëse është vendosni disa boshte për atë që do të flisni dhe përmbajuni atyre kur t’ju vijë radha për të folur.

Mund të jetë e vështirë për të ndaluar së foluri pasi keni filluar. Nëse keni frikë se mund të flisni më shumë se sa është e nevojshme dhe mund të devijoni nga tema e diskutimit, atëherë kërkojini një kolegu që t’ju japi një sinjal nëse diçka e tillë ndodh.

Përgatitni njerëzit në advancë.  Është e nevojshme që të siguroheni që edhe pjesëtarët e tjerë në takim të kountribojnë. Kjo do të thotë se nëse jeni ju që e drejtoni takimin,, duhet të keni një agjendë të saktë përpara takimit. Nuk mund të presësh që të gjithë pjesëmarrësit mund të kenë diçka për të thënë  në një mbledhje të sapo njoftuar.

Ajo që duhet të bëni është që ta dërgoni agjendën në advance dhe pastaj të përpiqeni që të merrni mendimet e disa nga njerëzve opinionet e të cilëve ju dëshironi t’i merrni, veçanërisht të atyre që nuk flasin. Bëjua të ditur se ju shpresoni që ata të flasin gjatë takimit. Nëse disa njerëz fillojnë të flasin, ekziston një mundësi shumë e madhe që edhe të tjerët do t’i bashkohen diskutimit.

Edhe nëse nuk e drejtoni ju takimin, mund t’i nxisni njerëzit për të thënë mendimin e tyre. Thuaju atyre se jeni kurioz të dini se çfarë mendojnë ata për çështjet që do të diskutohen në takim dhe se shpresoni t’i  dëgjoni prej tyre. Në këtë mënyrë ju i keni dhënë kohë njerëzve për të menduar se çfarë duan të thonë.

Kërkoni që të thonë mendimin e tyre njëri pas tjetrit sipas radhës. Në filmin “12 njerëz të inatosur”, Juror 8, do të bëjë jurinë që të flasi në mënyrë që të shmangi marrjen e një vendimi të shpejtë gjyqësor nga ana e jurisë. Juro 8 u kërkon të gjithëve që të shprehin mendimin e tyre se pse i pandehuri është fajtor. Në këtë mënyrë ai nxjerr mendime kyçe nga gjyqtarët e tjerë.

Edhe nëse jeta e dikujt nuk është në balancë, kjo mënyrë e të folurit është një mënyrë e mirë për tu siguruar se shumë njerëz do të kenë mundësi për të shprehur mendimin e tyre. Mund t’ju jepni njerëzve mundësinë që ta kalojnë radhën e tyre , por në fund të fundit jeni duke u dhënë mundësinë të gjithëve që zëri i tyre të dëgjohet.

Ka shumë njerëz të cilët nuk e pëlqejnë që të jenë në qendër të vëmendjes edhe në një takim të vogël, kështu që nuk preferojnë të flasin edhe nëse kanë diçka të vlefshme për të thënë. Por duke folur njëri pas tjetrit, nuk do të ndiejnë presion kur të flasin.

Të dominosh një takim, veçanërisht kur je personi më i ri në dhomë, është sie pasjellshme ashtu edhe jo productive. Është një zakon i vështirë për tu heque, por nëse përgatatiteni më mirë dhe merrni masa që edhe pjesëmarrësit e tjerë të kontriubojnë, mund ta bëni takimin një takim ku  njerëzit dëshirojnë të marrin pjesë në vend të të presin me padurim që të mbarojë.

 

Më Shumë