Konferencat përmes teknologjisë, kohë e humbur?!

Gjej mekanizmin që të gjithë të qëndrojnë dhe të jenë të përqëndruar! Puno me një axhendë të përcaktuar! Mos lejo që njerëzit të punojnë pafundësisht! Ka shumë sugjerime se si të organizohen takimet në mënyrë që mos të rezultojnë në humbje kohe.

Njerëzit i kushtojnë më pak vëmendje humbjes së madhe të kohës: kjo mund të ndodhë duke i kryer takimet dhe konferencat përmes telefonatave me shumë pjesëmarrës.

Ti e di mënyrën. Një ftesë arrin në kutinë tuaj postare elektronike me një datë dhe kohë të përcaktuar, një listë të pjesëmarrësve, numra për t’u telefonuar në vende të ndryshme dhe një kod hyrjeje.

Kam pasur dhjetëra ftesa të tilla për konferenca, veçanërisht ato për të diskutuar panelet dhe ngjarjet e ardhshme. Asnjë nga thirrjet nuk ka kontribuar shumë në ngjarjen eventuale. Unë e di këtë, sepse roli im është që shpesh të kryesojë ngjarjen.

Ky është dallimi i parë midis një thirrjeje konferencash dhe një takimi ballë për ballë: është e qartë se kush kryeson mbledhjen, ndërsa është e rrallë e qartë se kush kryeson thirrjen.

Në thirrjet e konferencave, zakonisht është dikush që renditet si organizatori, me kodin e tyre të identifikimit, por shpesh nuk janë personi më i lartë në thirrje. Organizatori, mund të them nga përvoja, është rrallë personi i cili do të kryesojë ngjarjen e planifikuar. Zakonisht, ata janë personi që organizoi thirrjen. Ky mund të jetë një person i lartë në pozicion; mund të jetë asistenti i tyre personal.

Organizatori i thirrjes mund të marrë rolin udhëheqës në thirrje. Nëse nuk jeni takuar disa herë më parë – është e vështirë të dihet se kush flet në çdo kohë. Ndryshe nga një takim ballë për ballë, nuk mund të shihni fytyrat e njerëzve.

Ndërsa pjesëmarrësit “mbërrijnë” në konferencë, ata zakonisht thonë, “Ç’kemi, unë jam Diana”, ose prezantohet nga një zë i regjistruar – “Simon Oates është bashkuar me thirrjen” – por pas kësaj ju duhet të dëgjoni me zjarr çdo zë (një theks, një ton të zymtë) që do t’ju ndihmojë të identifikoni se kush po flet.

Ju mund të mbani listën e pjesëmarrësve në ekranin tuaj të kompjuterit, gjë që është më e lehtë për ta bërë nëse jeni duke folur nga tavolina juaj.

Ulur para ekranit tuaj ka avantazhe të tjera: mund të ndryshoni midis listës së pjesëmarrësve dhe mesazheve tuaja hyrëse ose nëTëitter, për shembull.

Ndodh që  mund të mos jeni në tryezën tuaj të punës. Një nga avantazhet e pranuara të një telefonate konferencë është se askush nuk mund të dijë se ku jeni. Ju mund të jeni në shtrat; ju mund të bëni diçka më produktive në të njëjtën kohë. Nëse aktiviteti është i zhurmshëm, mos harroni të shtypni butonin “memec”.

Më kujtohet një telefonatë ku ne të gjithë mund të dëgjonim një tingëllim dhe rënkim nga linja e dikujt në konferencë. Përfundimisht, një nga pjesëmarrësit më të shkathët pyeti: “Max, ke vënë pjatat për të larë në lavastoviglie?”

Butoni “memece” në të tilla raste është shoku juaj, edhe në rastin kur nuk jeni duke bërë diçka të rëndësishme për tu shqetësuar. Mund  ta shtypni nëse dëshironi të komunikoni diçka.

Ju mund të zgjidhni të mos flisni fare. Ky është një tipar tjetër i konferencës përmes telefonit. Disa njerëz nuk flasin dhe, ndryshe nga një takim ballë për ballë, të tjerët rrallë të vënë re se ekziston.

Përfundimisht, thirrja shkon drejt fundit. Dikush mund të përpiqet të përmbledhë konferencën. Zakonisht të gjithë janë të lumtur. Në mënyrë të pashmangshme, shumë pak arrihet gjatë telefonatës.

Cilat janë alternativat e tjera në raport me konferencën përmes telefonit? Disa do të thoshin video konferencë. Teknologjia ekziston, natyrisht, jo vetëm në telefonat, por  edhe desktopët tanë, por edhe në suita video të sofistikuara, ku një person në anën tjetër të botës duket sikur jeni në të njëjtën dhomë.

Konferencat përmes vidove mund të funksionojnë kur janë të përfshirë vetëm dy vende. Më shumë se dy vende,  kjo mënyrë shqetëson gjithë të pranishmit. Zakonisht, gjysma e parë e orës kalon gjetjen e dikujt nga IT, i cili pastaj duhet të hedhë poshtë tastiera dhe të inpaktojë më shumë kode  përpara se fytyra e gjithsecilit të shfaqet. Pra implikohet teknologji më e sofistikuar.

Mënyra më e mirë për lidhjen e pjesëmarrësve të shumëfishtë është përmes shkëmbimit të postës elektronike. Ju nuk mund t’i lexoni ato dhe këto email-e pa ndryshim kopjohen në më shumë njerëz sesa kanë nevojë, por të paktën kur vini në punë ju keni një regjistër të tyre.

Unë sfidoj dikë që të kujtojë atë që u tha në një konferencë. *Financial Times